众所周知，数据的价值是时间的函数，更新不及时或过时的数据就像走了气的啤酒。而“走了气”的数据就是数据的扭曲或变形，不能正确、真实地反映企业实际的经营运作。这里的数据更新主要指两种：一是更正不准确的数据，例如不准确的库存数据，失效的出货期，BOM错误等;二是周期性订单修订参数和其他系统参数的维护。不准确的数据是一种端点数据变形，而系统参数维护不当则是一种系统性的数据变形。

　　在有些公司，ERP系统已经使用好几年，但ERP使用者还在秘密地使用自己“更方便更可靠的工作流程/做法”。而管理层认为既然没有发生什么不妥，也就睁一只眼，闭一只眼。其实，任何绕道ERP系统的工作流程/做法都会产生ERP数据流之外的数据暗流。这种数据暗流会削弱企业对流程的控制，损害企业对流程的管理和进一步优化。不过，需要指出的是，任何利用ERP数据的支持决策系统，数据仓库不属于绕道ERP系统的“更方便更可靠的工作流程/做法”。

　　那么，我们又怎样保证及时数据更新和避免绕道ERP的秘密的“更方便更可靠的工作流程/做法”呢?解决方案原则上很简单：持续提高数据准确率，定期维护订单修订等系统参数，以确保ERP产生的数据流与实际运作相符，通过基与ERP的工作流程的改进，禁止任何绕道ERP的行为。

　　这样精心设计的流程，首先解决了做正确的事情的问题，更容易确保一切按计划进行。

　　标本兼治的解决之道

　　当然，说来容易做来难。如何建立和完善工作流程，使得ERP体系不仅仅是个复杂的记录各种财务、销售和运作交易的数据库，而且还能够对这些数据进行有效地分析，从而快速识别问题，解决问题呢?换句话说，必须创造这样一种环境，使ERP使用者能够容易地将ERP数据流中各种复杂的数据关系可视化，一旦出现异常的数据流，ERP使用者能够被及时告之;此外，必须不断培养、提高ERP使用者利用ERP有效地解决各种问题的能力。只有这样，拙劣的工作流程才有可能被完全根除，否则处理ERP环境下的数据流问题就像两只手按水上的多只皮球。通过建立基于ERP数据基础上可视化的物料供需及数据关系管理体系来支持企业对流程完善的需求。

　　物料供需扫描管理体系

　　ERP系统能够将原来各职能部门分散孤立的数据信息整合成一个完整的数据流。利用这一点，可以建立物料的供需扫描管理体系，为ERP使用者提供有价值的参考。下面是该体系的主要组成部分。

　　需求档案：该档案杵举物料(成品或原材料)的历史需求信息，现有在订需求信息，以及未来的预测需求信息，并做以下分析：

　　需求特性分析：识别需求的特性是真实的固定需求(确定了的销售订单)，还是安全库存需求，还是根据预测作物料准备。所有这些信息是将需求按优先顺序排序的重要考虑因素。

　需求趋势分析：综合历史需求，现有在订需求和预测，对物料做需求趋势分析。

　　需求稳定性分析：记录订单变化的频率，以及实际订单数与预测的差异，反应需求的稳定性。

　　客户/供应商档案：对成品来说，该档案列出的是有关该客户的重要信息。例如，该客户是否是VIP客户，该成品是否与同一客户订购的另一个成品配套，等等。对于采购件来说，该档案列出该供应商送货及时率数据，以及可能影响该采购件及时送货的当前约束状况。

　　需求&供应档案：该档案监督在某一时段内某一物料供需状况的不断变化：检验是否存在过量生产/过量采购;或者，检验是否存在生产不足/采购不足;是否某一成品/采购件/自制件进仓太早或太迟;什么是当前需要特别关注的麻烦物料/供应商/客户;是否有些客户订单无法满足，是什么原因使其无法满足，等等。

　　简而言之，该档案帮助我们监督和控制成品出货进度，采购件/自制件的供应状况。并分析当前库存是否合理，是否有必要调整当前的订单修订等ERP系统参数，以进一步微调ERP的数据流，使其能更加真实地反应实际的企业运作。

　　事实上，物料供需扫描管理体系与物料数据关系管理体系密不可分，而且，他们所包括的几乎所有的信息都可以在一个标准的ERP系统中获得。只是以集成的方式向ERP使用者提供一整套随手可得的完整信息的确非常必要，因为这样精心设计的流程，首先解决了做正确的事情的问题，更容易确保一切按计划进行;而这些正确的事情在ERP中的反映肯定是相对稳定和实时的数据流，也只有相互稳定和实时的数据流才能够更好地解决数据准确度和数据质量的问题。